Mail xin việc có điểm gì khác biệt so với đơn xin việc?
Email xin việc là phần nội dung mà bạn viết trực tiếp trên email khi gửi Cv xin việc hay hồ sơ xin việc tới nhà tuyển dụng. Tuy nhiên vì là viết và gửi qua thư điện tử (email) nên bạn cần viết ngắn gọn và chỉ có thể viết thư trên máy tính hoặc điện thoại thông minh.
Còn với đơn xin việc, bạn có thể viết thư tay hoặc đánh máy và là một file đính kèm riêng được gửi cùng với Cv xin việc
Cách viết mail xin việc hoàn chỉnh
Có 2 điều bạn cần chú ý trước khi viết mail xin việc, đó là tên email và tên hiển thị email:
Đối với tên email
Bạn đã từng đọc tên email nào đáng yêu như: “nhocyeuanh19xx@gmail.com” hay “cobemuadong_iuanh@yahoo.com” chưa? mặc dù đáng yêu nhưng chúng tôi tin rằng đây không phải một gợi ý hay khi đặt tên mail đâu nhé! Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá bản từ những tiểu tiết, vì thế một tên email như ví dụ sẽ khiến bạn trở thành một ứng viên thiếu chuyên nghiệp và không mang lại ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng.
Tên hiển thị email
Những lỗi hay mắc phải đối với những bạn chưa có kinh nghiệm viết mail xin việc đó là để tên hiển thị email không phải tên thật hoặc không viết hoa. Hãy nhớ rằng đây cũng là những thứ bạn cần lưu tâm khi viết mail xin việc đó nhé! Dưới đây là một vài ví dụ điển hình cho lỗi đặt tên hiển thị mail mà bạn có thể thấy:
Khi bạn nộp Cv ứng tuyển vào một doanh nghiệp, cũng đồng nghĩa với việc có hàng ngàn ứng viên cũng tham gia cạnh tranh cùng với bạn, vì vậy chỉ những lỗi vô cùng nhỏ thôi Cv của bạn cũng sẽ không được đánh giá cao đâu nhé!
Bố cục trình bày mail xin việc
Khác với đơn xin việc viết tay, vì mail xin việc của bạn được gửi qua thư điện tử nên: quốc hiệu tiêu ngữ, ngày tháng viết đơn là điều không cần thiết. Nhưng hãy chú ý các bước sau đây:
Cách đặt tiêu đề của mail xin việc
Khi đọc các bài mô tả thông tin công việc và địa chỉ email ứng tuyển mà HR đăng tải, các bạn sẽ thường thấy có 2 trường hợp xảy ra như sau:
Nhà tuyển dụng ghi rõ ràng thông tin về tiêu đề email xin việc
Thông thường ở cuối thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ ràng về yêu cầu của mình như: Ứng viên vui lòng gửi CV và hồ sơ xin việc thông qua địa chỉ “XXX@gmail.com” tiêu đề mail ghi rõ: “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty”.
Với trường hợp đã có công thức đặt tiêu đề này, bạn chỉ cần áp dụng theo công thức đã cho, ví dụ: “Nguyễn Thị X – Nhân viên truyền thông – Công ty CP ABC”
Nhà tuyển dụng không nêu cụ thể yêu cầu về tiêu đề email xin việc
Với trường hợp này, tiêu đề email xin việc của bạn nên đảm bảo tiêu chí ngắn gọn, có chứa tên và vị trí ứng tuyển, đừng viết quá dài dòng hay đan xen cảm xúc của bạn vào nhé! Bạn có thể tham khảo tiêu đề email xin việc dưới đây:
Cách mở đầu mail xin việc
Hãy mở đầu nội dung email xin việc bằng cụm từ “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng và tôn kính người nhận email. Bạn không nên dùng “Gửi” hay “Thân ái gửi” vì điều này có vẻ sẽ hơi thiếu tôn trọng và giảm đi tính lịch sự.
Ví dụ : “Kính gửi Hội đồng tuyển dụng Công ty Abc”
Hoặc bạn biết rõ người nhận email là một cá nhân vậy thì bạn nên ghi: Kính gửi Anh/chị – Tên phòng ban
Chẳng hạn: “Kính gửi Chị Nguyễn Thị A – Bộ phận tuyển dụng/Trưởng phòng nhân sự Công Ty C”
Nội dung mail
Phần nội dung email xin việc, sẽ bao gồm:
- Giới thiệu vắn tắt về bản thân bạn
- Mục đích viết email hay bạn gửi email này để ứng tuyển vào vị trí nào
- Nêu kỹ năng, kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp nổi bật để chứng tỏ bạn là ứng viên sáng giá cho vị trí bạn ứng tuyển
Ví dụ:
“Kính thưa: Hội đồng tuyển dụng Công ty X.
Thưa anh/chị HR thân mến!
Tôi là Nguyễn Thị X – hiện nay vừa tốt nghiệp chuyên ngành Truyền thông – trường Đại học Z.
Qua thông tin tuyển dụng trên facebook, tôi được biết quý Công ty đang cần tuyển vị trí Nhân viên Content, vì vậy tôi gửi thư ứng tuyển này với mong muốn được trao cơ hội làm việc và học hỏi, cũng như có thể phát triển bản thân ở lĩnh vực truyền thông nói chung, làm nội dung nói riêng.
Ngoài CV đính kèm thư, tôi xin gửi thêm ảnh một số bài viết và link các sản phẩm nội dung mà tôi đã từng viết cho một đối tác trước đó.
Cảm ơn anh/chị đã dành chút thời gian quý báu để xem xét thư ứng tuyển này. Tôi rất mong sẽ sớm nhận được phản hồi từ anh/chị.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!”
Chữ ký email
Chữ ký email là một trong những dấu hiệu minh chứng cho sự chuyên nghiệp của bạn trong cách gửi CV xin việc qua email. Khi bạn đã có tên và tên hiển thị email chuyên nghiệp rồi, hãy bổ sung ngay chữ ký email nhé!
Thông thường một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp sẽ bao gồm:
- Họ và tên
- Số điện thoại
- Một số thông tin như: địa chỉ facebook, website, địa chỉ nhà, …
- Nghề nghiệp (nếu có)
Đính kèm các tài liệu trong email xin việc
Một mẫu hồ sơ xin việc qua email sẽ thường bao gồm: đơn xin việc, CV và một số chứng chỉ đi kèm khác. Ngoài việc bạn viết một email xin việc gửi tới nhà tuyển dụng, bạn còn cần đính kèm các tài liệu nêu trên để có thể chứng minh năng lực của mình và giúp nhà tuyển dụng hiểu hơn về bạn.
Về tài liệu đính kèm, bạn nên lưu dưới dạng PDF để đảm bảo thông tin không bị sai lệch trước khi đến nhà tuyển dụng hoặc khi nhà tuyển dụng mở trên các thiết bị khác nhau dạng PDF sẽ giúp thông tin của bạn không bị sai lệch nhiều. Về cách đặt tên file nên là tiếng Việt không dấu.
Kiểm tra lại thông tin một lần nữa
Dù làm việc gì thì bước cuối cùng cũng luôn cần là kiểm tra lại để tránh những sai sót không đáng có. Vì vậy việc kiểm tra email lần cuối trước khi gửi email xin việc vô cùng quan trọng. Bạn cần có một danh sách những mục cần kiểm tra theo thứ tự như bên dưới đây:
- Tên email
- Tên hiển thị email
- Tiêu đề email
- Địa chỉ người nhận/ Phòng ban tuyển dụng
- Nội dung email
- Các tài liệu kèm theo: nên để tên dưới dạng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu
Dưới đây là những chia sẻ để giúp bạn có thể tự tin hơn khi tiến hành viết email xin việc làm. Với những gợi ý trên đây sẽ là điểm nhấn cho phần kỹ năng cũng như kinh nghiệm của bạn, tạo cơ hội cho bạn được nhà tuyển dụng chú ý.
Cách viết mail xin việc bằng tiếng anh
Một email xin việc chuẩn bằng Tiếng Anh gồm có phần mở đầu, phần nội dung trình bày và phần kết luận. Khi bắt đầu viết email, bạn cần đưa những thông tin cá nhân cơ bản như cần ghi họ và tên (Your Name), địa chỉ liên lạc (Your Address), số điện thoại (Your Phone Number). Tiếp đến là thời gian viết email (day, month, year). Hãy tham khảo cách viết mail xin việc bằng tiếng Anh ngay sau đây.
Phần mở đầu
Đây là phần quan trọng để bạn trình bày vì sao mình viết đơn xin việc tới nhà tuyển dụng. Các mẫu câu thông dụng nhất bao gồm:
- I would like to apply for the position of Communications Director as advertised on TV.
- I read your job posting for a salesman with interest.
- I would like to express my interest in a position as an acount manager for your company.
Ở phần nội dung đầu email sẽ dựa nhiều vào những thông tin bạn có về công ty đó. Nếu bạn biết tên của nhà tuyển dụng, đó sẽ là lợi thế lớn để tăng tính thân mật với họ, lời chào của bạn có thể là: Dear [Tên nhà tuyển dụng], có thể gọi họ bằng các danh xưng như (Mr, Ms, Dr.).
Còn trong trường hợp bạn không biết tên nhà tuyển dụng thì có thể viết như sau: “Dear Recruiting Team,”, “Dear Hiring Manager,” hay “Dear (tên công ty)”.
Phương pháp viết đoạn đầu: Trình bày đoạn đầu tiên từ 1-2 câu. Đoạn đầu của Email là phần để bạn đề cập tới vị trí mà bạn đang muốn ứng tuyển, và bạn đã tìm đến công việc này như thế nào. Bạn chỉ cần trình bày trong 1-2 câu.
Phần nội dung
Trong phần nội dung, bạn hãy giới thiệu về bản thân và chia sẻ về kinh nghiệm, chuyên môn, kỹ năng của bản thân… và thể hiện rằng mình có đủ khả năng đáp ứng yêu cầu cho vị trí họ đang tuyển (in addition, I am active and enthusiastic…). Bạn có thể chia sẻ về số năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (at present, I’m working for…), hoặc bằng cấp mà bản thân đã từng đạt được. Ngoài ra, bạn có thể tóm tắt quá trình học tập của mình (from my C.V, you will see that I graduated from ….)
Bạn có thể chia sẻ thêm bất kỳ thông tin khác để giúp bạn thuyết phục công ty tuyển dụng.
Phần nội dung là nơi bạn thể hiện những gì có để làm được, thuyết phục nhà tuyển dụng tăng tại sao các kỹ năng và kiến thức của bạn phù hợp cho vị trí họ đang tìm kiếm nhân sự.
Phần kết luận
Đây là nơi bạn tóm lại vấn đề và thảo luận về bạn sẽ làm những gì tiếp theo để ứng tuyển vào vị trí này. Cần bao gồm các nội dung:
- Thảo luận về những gì bạn sẽ làm tiếp theo, như mong muốn của bạn khi được phỏng vấn trực tiếp tại văn phòng của họ để có thể trao đổi nhiều hơn về kĩ năng và kinh nghiệm của mình.
- Gửi thông tin liên lạc (như số điện thoại hoặc địa chỉ), để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên hệ.
- Đính kèm Sơ yếu lý lịch, CV hoặc các tài liệu nhà tuyển dụng yêu cầu.
Kết thúc thư bạn có thể viết một số cách phổ biến như “Best” hay “Sincerely”.
Ví dụ:
“Dear Ms. Hoa
This is in reference to the job posting by your company in the Assitant, dated September 14th , 2020. I have gone through the job description and find that my work skills and the job requirements may be a good match.
I have been working for the past four years in the procurement department of Danlc Inc. I held the position of Senior (position) in the said company.
I completed my education (DEF Education Institution). My professional education was obtained from the (ABC of Science, Location). In addition, I am active and enthusiastic. I am willing to learn and do what takes to get a job done well even under pressure or on a far mission.
My updated resume is enclosed for your review.
I am looking forward to an interview at your office.
Your Sincerely,
[Chữ ký]”
Cách viết cv xin việc gửi qua mail
Khi tiếp xúc với các bạn sinh viên 2, năm 3 đang chuẩn bị đi làm thêm, câu hỏi mà chúng tôi nhận được nhiều nhất bên cạnh cách viết mail xin việc sao cho chuyên nghiệp và gây ấn tượng với nhà tuyển dụng đó là cách tạo CV xin việc online và cách gửi qua email. Vì vậy trong bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn cách viết Cv xin việc gửi qua email sao cho nhà tuyển dụng sao cho hay, không cần quá dài mà vẫn đầy đủ những ý chính cần truyền đạt nhé.
Cách tạo cv online
Có rất nhiều cách để tạo cv online, nếu như bạn đang băn khoăn vì bản thân không giỏi thiết kế hay còn thiếu nhiều kĩ năng tin học, đừng lo! Bạn có thể truy cập vào các biểu mẫu có sẵn trên google như Google tài liệu, hoặc các website như: topcv.com hoặc ybox.vn và làm theo mẫu cho sẵn.
Hãy chọn mẫu cv mà bạn mong muốn sau đó điền vào các gợi ý được khoanh tròn và đừng quên chọn 1 bức ảnh mà bạn tự tin nhất để chèn vào cv nhé!
Đính kèm Cv và viết nội dung trong mail
Như đã hướng dẫn ở phần đầu tiên về cách viết mail xin việc, sau khi tạo thành công một Cv online như bạn mong muốn, hãy tiến hành đầy đủ các bước sau:
Trước khi bàn đến nội dung email, chúng mình hãy sửa lại một số lỗi nhỏ trước đã nhé.
Trước nhất là tên email. Nếu bạn định dùng những email kiểu “nhocyeuanh19xx@gmail.com” hoặc “cobemuadong_iuanh@yahoo.com” để gửi đi, thì hãy lập một email khác nhé. Hãy lập cho mình một email có tên bạn, có thể đi kèm một vài con số chẳng hạn như quynhnhu234@gmail.com.
Tiếp nữa là đến tên hiển thị email. Tuy là những lỗi nhỏ thôi nhưng nếu Nhà tuyển dụng khó tính, họ không đánh giá cao bạn và nguy cơ bạn để bị đánh trượt từ vòng hồ sơ là rất cao. Như ví dụ mình đã gửi ở phần 2.
Sau đó hãy tiếp tục theo các bước đó là:
Đặt tiêu đề mail: nếu trong thông tin job nhà tuyển dụng đã hướng dẫn bạn gửi thư ứng tuyển theo mẫu tiêu đề cho sẵn thì bạn hãy làm theo, còn không hãy đặt tiêu đề theo công thức đã hướng dẫn ở phần 3.1
- Triển khai nội dung mail
- Kết luận và lời cảm ơn
- Đính kèm vào mail Cv bạn vừa tạo và các tài liệu theo yêu cầu.
Dưới đây là cách viết cv xin việc gửi qua mail một cách hoàn chỉnh:
“Kính thưa: Hội đồng tuyển dụng Công ty X.
Thưa anh/chị HR thân mến!
Tôi là Nguyễn Thị X – hiện nay vừa tốt nghiệp chuyên ngành Truyền thông – trường Đại học Z.
Qua thông tin tuyển dụng trên facebook, tôi được biết quý Công ty đang cần tuyển vị trí Nhân viên Content, vì vậy tôi gửi thư ứng tuyển này với mong muốn được trao cơ hội làm việc và học hỏi, cũng như có thể phát triển bản thân ở lĩnh vực truyền thông nói chung, làm nội dung nói riêng.
Ngoài CV đính kèm thư, tôi xin gửi thêm ảnh một số bài viết và link các sản phẩm nội dung mà tôi đã từng viết cho một đối tác trước đó.
Cảm ơn anh/chị đã dành chút thời gian quý báu để xem xét thư ứng tuyển này. Tôi rất mong sẽ sớm nhận được phản hồi từ anh/chị.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!”
Sau đó đính kèm Cv và một số tài liệu bạn cần gửi theo nhé!
Dưới đây là những chia sẻ về cách viết mail xin việc để giúp bạn có thể tự tin hơn khi tiến hành viết mail xin việc nói chung và mail xin việc bằng tiếng Anh nói riêng một cách chuyên nghiệp nhất giúp bạn ghi điểm ấn tượng với các nhà tuyển dụng. Hy vọng các bạn sẽ sớm tìm được việc làm phù hợp với khả năng của bản thân. Chúc các bạn thành công!
