Check out là gì? Thủ tục và quy trình check out khách sạn?

Check out là gì? Thủ tục và quy trình check out khách sạn?
Đánh giá

Nếu bạn đã từng đi công tác hoặc du lịch và từng trải nghiệm đặt phòng tại khách sạn thì chắc hẳn bạn đã quen với thủ tục check out sau khi đã hết thời gian cư trú. Vậy nếu như đây là lần đầu bạn tiến hành đặt phòng tại khách sạn thì có lẽ bạn cũng đang rất muốn biết check out là gì. Hãy cùng với mayruaxe.org tìm hiểu về thủ tục cũng như quy trình check out khách sạn trong bài viết này bạn nhé!

Check it out là gì?

Check in và check out là hai khái niệm song hành với nhau trong lĩnh vực dịch vụ khách sạn, khi bạn đặt phòng để lưu trú tại một khách sạn nào đó, bạn sẽ phải tiến hành thủ tục check in và check out. 

Check in check out là gì?
Check in check out là gì?

Trước hết, check in: là thủ tục đăng ký/ xác nhận lưu trú. Hay hiểu một cách đơn giản là thủ tục nhận phòng trước khi vào ở tại một khách sạn, và diễn ra tại quầy lễ tân. 

Để hiểu được check out là gì, chúng ta sẽ cùng nhau cắt nghĩa cụm từ trên. Ta có check nghĩa là kiểm tra, kiểm soát, out là rời khỏi, thoát ra. Thuật ngữ check out trong dịch vụ khách sạn được dùng để chỉ hành động kiểm tra lại thông tin, phòng ở và thanh toán nốt số tiền còn dư hoặc thiếu trước khi du khách rời khỏi khách sạn. Cụ thể công việc này là thanh toán hóa đơn, trả chìa khóa để trả phòng. 

Check out Amazon là gì?

Nếu bạn chưa biết thì Amazon là một trang web mua sắm trực tuyến lớn nhất trên thế giới hiện nay. Tại Việt Nam, số người sử dụng Amazon khá lớn, có người mua sắm đơn thuần, song cũng có người làm dân chuyên check out, dropshipping hoặc bán hàng trên sàn thương mại điện tử này. 

Hoạt động check out trên Amazon là thao tác thanh toán và mua hàng trên trang web này. Hai phương thức thanh toán mà bạn có thể sử dụng trên Amazon đó là thanh toán qua Gift Card hoặc qua thẻ Visa/Master Card. Vậy nên những người làm công việc check out Amazon là người chuyên nhận mua hàng và thanh toán thuê, bởi họ luôn tìm cách để tiết kiệm tối đa chi phí đặt hàng hoặc sử dụng gift card của Amazon để được ưu đãi nhiều hơn so với việc thanh toán trực tiếp. 

Thủ tục và quy trình check out khách sạn

Thời gian thích hợp để check out là khi nào?

Mặc dù không có bất cứ một quy định nào bắt buộc liên quan đến thời gian check out của khách sạn. Tuy nhiên thời gian phổ biến nhất cũng như một quy tắc ngầm trong ngành dịch vụ khách sạn mà cả bên phía khách sạn lẫn phía khách hàng đặt ra cho nhau chính là check out trước lúc 12h trưa. Đối với một số khách sạn còn có quy định khách checkout chậm trễ sau 12h trưa có thể sẽ bị phạt hoặc trả thêm tiền. 

Quy luật này cũng không ngoại trừ các khách sạn từ bình dân cho đến hạng sang ở Việt Nam. Vậy nên, chúng ta cần lưu ý và ghi nhớ quy tắc này để tránh được những hiểu nhầm hoặc vấn đề phát sinh trong chuyến du lịch của mình.

Thời gian thích hợp để check out
Thời gian thích hợp để check out

Vậy tại sao giờ check out của các khách sạn lại là 12h trưa?

Đây có lẽ là câu hỏi mà rất nhiều người đặt ra, tại sao lại phải check out khỏi khách sạn vào lúc 12h trưa mà không phải là các khung giờ khác? 

Lý giải cho quy tắc này chính là xuất phát từ nhu cầu lưu trú của chính khách hàng là ăn, ngủ, nghỉ. Thời gian 12h trưa được cho là khoảng thời gian đảm bảo được giấc ngủ và các hoạt động khác của khách hàng như tắm rửa, vận động thể thao của khách được hoàn tất một cách thoải mái nhất. Nếu check in sớm hoặc muộn hơn thời gian này thường sẽ khiến cho khách bị lúng túng, vội vã trong khâu check out. 

Hơn nữa, việc check out và check in cũng cần diễn vào một khoảng thời gian thuận tiện cho bộ phận Housekeeping (Buồng Phòng) có thời gian dọn dẹp phòng bạn vừa sử dụng trước khi bàn giao cho vị khách tiếp theo. Thời gian để dọn dẹp một phòng khách sạn thường sẽ diễn ra trong khoảng 15 đến 30 phút. 

Hướng dẫn quy trình check out khách sạn

Khi một vị khách tiến đến quầy lễ tân và thông báo checkout, bạn là một nhân viên lễ tân mới và chưa có kinh nghiệm check out trước đó, vậy thì bạn hoàn toàn có thể tham khảo quy trình check out khách sạn mà mayruaxe.org gợi ý dưới đây:

Quy trình check out khách sạn gồm những bước nào?
Quy trình check out khách sạn gồm những bước nào?

Bước 1: Nhân viên lễ tân sẽ niềm nở chào bạn và hỏi bạn về những chi phí phát sinh khi sử dụng dịch vụ tại khách sạn

Bước 2: Nếu khách hàng có sử dụng thêm một vài dịch vụ phát sinh, nhân viên lễ tân sẽ cập nhật những chi phí này vào phần mềm quản lý của khách sạn

Bước 3: Lễ tân sẽ đưa cho bạn một bảng thống kê toàn bộ chi phí và thông tin để khách kiểm tra lại một lần nữa.

Bước 4: In hóa đơn dịch vụ và đưa khách kiểm tra.

Bước 5: Tiếp nhận phản hồi của khách nếu có. 

Bước 6: Là bước mà 2 bên bao gồm khách và nhân viên lễ tân thống nhất về phương thức thanh toán (trong trường hợp khách chưa thanh toán trước). 

Bước 7:  Nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra xem bạn có để lại tin nhắn hay fax trong quá trình lưu trú hay không?

Bước 8: Xác nhận với khách xem khách có mượn chìa khóa Safe deposit box không?

Bước 9:  Xác nhận lại số phòng mà khách ở và xin lại chìa khóa phòng.

Bước 10:  Sau khi khách trả lại chìa khóa, lễ tân sẽ cập nhật lại tình trạng phòng lên phần mềm quản lý. 

Bước 11: Nhân viên sẽ tiến hành khảo sát độ hài lòng của khách trong thời gian lưu trú tại đây.

Bước 12: Chào tạm biệt khách. 

Cách xử lý một số tình huống thường gặp khi check out

Late check out (check out muộn)

Đôi khi chúng ta sẽ không thể tránh được trường hợp khách buộc phải check out trễ vì 1 lý do nào đó. Mặc dù việc này có thể ảnh hưởng đến việc đón tiếp khách mới cũng như quá trình dọn phòng của khách sạn. Hoặc khách hàng thậm chí biết được việc check out muộn là sai. Nhưng nhiều khách sẽ tỏ ra không hài lòng hoặc khó chịu khi phải nộp phạt. Vì vậy, để tránh mất thời gian cho 2 bên cũng như gây ra tranh cãi về phí phạt check out muộn, thì khi khách bắt đầu check in, hãy nhắc nhở khách về quy định của khách sạn nếu check out muộn.

Check out nhanh

Vào mùa cao điểm du lịch, một số khách sạn phổ biến với lượng khách ra vào đông đảo sẽ có phương án gửi biểu mẫu check out nhanh và hoá đơn thanh toán trước 1 ngày để khách hàng sử dụng dịch vụ có thể thanh toán qua thẻ tín dụng hoặc uỷ quyền thanh toán. Nhằm giúp quá trình check out trở nên nhanh gọn hơn.

Đồng thời, là một sinh viên đang học tập trong lĩnh vực khách sạn, nhà hàng – nơi có sự giao lưu, gặp gỡ của nhiều khách hàng quốc tế thì việc trau dồi kiến thức tiếng Anh được xem là nền tảng bắt buộc mà bạn phải có, để có thể giao tiếp với khách nước ngoài và giúp họ check out.

Hy vọng, với những thông tin mà mayruaxe.org vừa mang đến cho bạn đọc về chủ đề check out là gì? quy trình check out khách sạn gồm những thủ tục gì đã giúp cho bạn đọc trang bị thêm nhiều kiến thức hữu ích, thiết thực thuộc lĩnh vực nhà hàng, khách sạn để có thể áp dụng vào công việc điều hành hay đơn giản hơn là làm việc tại đây để luôn mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *