Đối với những người làm nghề nhân sự mà nói, để tìm một nhân viên tốt đã khó, giữ chân được họ gắn bó lâu dài với công ty lại càng khó hơn. Vậy nên trong quá trình tuyển dụng, việc quan trọng nhất mà nhân sự không thể bỏ qua là xây dựng quy trình onboarding cho nhân viên mới. Hãy cùng mayruaxe.org tìm hiểu xem onboarding là gì? Cũng như quy trình giới thiệu và đào tạo nhân viên mới trong văn hoá doanh nghiệp nhé!
Onboarding là gì?
Khái niệm onboarding có thể được hiểu nôm na là quy trình nhập môn cho nhân viên mới. Đây là quá trình giúp nhân viên hòa nhập với vị trí và công việc mới không chỉ ở phương diện chuyên môn mà trong cả văn hoá doanh nghiệp.
Trong quá trình này, nhân viên mới sẽ được trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng cũng như hành vi cần thiết để phục vụ cho quá trình tác nghiệp sau này của mình. Một nhân viên càng hòa nhập nhanh thì kết quả công việc của họ sẽ càng trở nên tiến bộ, dễ dàng đóng góp thành tựu cho doanh nghiệp hơn.
Một nghiên cứu trong năm 2018 đã chỉ ra rằng: nhân viên làm việc ở các tổ chức có lộ trình onboarding chuẩn hóa thường có năng suất cao hơn trung bình 54% và tỉ lệ giữ chân nhân viên mới cũng cao hơn 50% so với các công ty thông thường.
Hiện nay mỗi doanh nghiệp cũng sẽ thiết lập cho mình được một quy trình onboarding khác nhau, lý giải cho sự khác biệt này là do tồn tại nhiều điểm khác biệt trong quy mô tuyển dụng cũng như thủ tục làm việc không tương đồng.
Đôi khi, quy trình onboarding giữa các doanh nghiệp hiện nay có nhiều điểm khác biệt, chủ yếu do quy mô tuyển dụng và thủ tục làm việc không tương đồng. Cũng đôi khi, nó phụ thuộc vào sự tích cực, hòa đồng của đội ngũ nhân sự sở tại.
Một số doanh nghiệp có xu hướng yêu thích những quy trình đào tạo nhân viên nghiêm ngặt với một hệ thống rõ ràng – tuy nhiên sẽ gặp nhiều khó khăn nếu áp dụng với quy mô tuyển chọn số lượng lớn.
Số ít doanh nghiệp khác thì onboarding theo hình thức giao việc cho nhân viên mới để họ tự nỗ lực và khám phá ra đâu là thứ mà mình cần.
Dù là đào tạo nhân viên theo quy trình nào đi nữa thì cũng cần có một lộ trình chuyên nghiệp và cụ thể. Bởi nếu không có kế hoạch onboarding cụ thể cho người mới thì bạn sẽ khiến cho nhân sự mới của mình rơi vào tình trạng hoang mang không biết phải thể hiện bản thân mình như thế nào, cũng như không biết cách làm sao để nắm được các quy tắc tại nơi làm việc.
Xem thêm: Debate là gì? Tranh luận là gì? Kĩ năng tranh luận thuyết phục
Doanh nghiệp thu về lợi ích thực tế gì nếu triển khai quy trình onboarding?
Đối với một người làm nhân sự mà nói, công việc của họ chỉ thực sự chấm dứt khi ứng viên từ chối với job offer từ doanh nghiệp. Ngược lại, khi ứng viên đồng ý với job offer của doanh nghiệp thì công việc nhân sự lúc này mới bắt đầu với một kế hoạch Onboarding. Đây được xem là một hoạt động, là bước đệm vô cùng quan trọng để công đoạn tuyển dụng thực sự chứng minh được hiệu quả của nó.
Một quy trình onboarding hiệu quả, sẽ mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích thực tế. Cụ thể:
Tiết kiệm chi phí hoạt động
Nhân viên mới sẽ có thể làm quen với công việc nhanh hơn thường lệ (thời gian thử việc thông thường là 2 tháng) nếu như được tiếp cận với một quy trình onboarding với định hướng đúng đắn. Từ đó giúp giảm thiểu và tối ưu được kinh phí đào tạo, học hỏi.
Giảm thiểu lo âu và stress cho nhân viên:
Một cá nhân cho dù tự tin đến đâu nhưng nếu bị đặt vào một môi trường mới với khối lượng công việc hoàn toàn xa lạ sẽ có những lo lắng cũng như sự bối rối nhất định.
Và để giảm thiểu những suy nghĩ tiêu cực này cho nhân viên mới thì quy trình onboarding cũng giống như một chiếc cầu nối giúp họ làm quen với công việc, con người, đồng thời là văn hoá của doanh nghiệp một cách nhanh chóng và sớm hoà nhập được.
Giảm turnover rate (tỷ lệ nghỉ việc):
Thống kê của tạp chí Fobes cho thấy có tới 20% nhân viên mới quyết định nghỉ việc chỉ sau 45 ngày đặt chân tới công ty. Đây là một con số vô cùng đáng báo động, bởi tính ra thì doanh nghiệp đã tiêu tốn khoảng 3000 USD cho mỗi một cá nhân như vậy.
Vậy làm sao để có thể giảm thiểu được con số đáng lo ngại này? Câu trả lời chính là quy trình onboarding – giúp doanh nghiệp có thể định hướng và tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên, để nhân viên có thể làm việc và phát triển, từ đó giúp xây dựng lòng tin và gắn kết họ với tổ chức sâu sắc hơn.
Onboarding cũng giống như một quy trình “chốt sales” mang về cho doanh nghiệp những nhân viên chính thức đáng mơ ước. Nếu như nhà tuyển dụng phải tốn nhiều công sức tạo trải nghiệm tốt nhất cho ứng viên, biến các ứng viên tiềm năng thành nhân viên thử việc cho doanh nghiệp
Vì vậy, để có một quy trình onboarding hiệu quả, bạn cần thực hiện theo những bước sau:
Quy trình giới thiệu và đào tạo nhân viên mới đầy đủ
Tiến hành xây dựng giá trị cốt lõi của Onboarding
Nhà quản lý cũng như chuyên viên nhân sự cần cần phải xác định được mục tiêu cụ thể của quy trình onboarding trước khi đi vào xây dựng hay triển khai quy trình này cho nhân viên.
- * Cần xác định xem những thông tin mà một nhân viên mới cần biết về môi trường doanh nghiệp và công việc cụ thể là gì? Cần cho hoi tiếp xúc với những thông tin nào để trở nên tích cực và thoải mái hơn.
- * Cần xây dựng ấn tượng gì với nhân viên trong ngày đầu tiên họ đến thử việc?
- * Trong ngày đầu tiên đến thử việc, nhân viên cần nắm được những chính sách và thủ tục gì để tránh xảy ra sai phạm trong khi làm việc. Khi lên quy trình onboarding, người lập onboarding cần phải tập trung vào những ý quan trọng nhất.
- * Cung cấp đồ dùng, trang thiết bị cho nhân viên mới để họ cảm thấy được chào đón và trân trọng tại nơi làm việc ngay từ từ những ngày đầu tiên như: thiết bị văn phòng, bàn làm việc, ưu đãi…
- * Hãy tìm hiểu những điều bạn có thể chia sẻ được với nhân viên mới ngay trong thời gian nhập cuộc. Bởi như vậy sẽ giúp họ cảm thấy bản thân có giá trị khi được chia sẻ những kinh nghiệm làm việc hữu ích.
- * Một yếu tố quan trọng để nhân viên mới có thể hòa nhập và làm quen với môi trường xung quanh chính là người cố vấn. Để tìm ra được người này thì bạn cần phải cố gắng nghiên cứu và tìm ra người cố vấn thích hợp, để trải nghiệm của nhân viên mới tại doanh nghiệp được diễn ra hoàn hảo nhất.
Bạn cũng có thể tham khảo và thu thập thêm ý kiến của chính những nhân viên nội bộ doanh nghiệp về những điểm mà họ hÀi lòng hoặc chưa hài lòng của quy trình onboarding trước đây.
Chìa khóa then chốt để xây dựng một quy trình onboarding và định hướng nhân viên hiệu quả chính là khi bạn hoàn thiện được tất cả những lời giải đáp trên.
Chuẩn bị Pre-Boarding
Bản thân doanh nghiệp trước tiên cần phải mang đến cho nhân viên của mình những trải nghiệm thú vị thông qua các khâu tiền trạm hay còn gọi là pre-boarding, để từ đó có thể tổng kết và xây dựng được một quy trình onboarding hiệu quả.
Trước 1 tuần khi nhân viên đến nhận việc
Người làm công tác nhân sự cần chuẩn bị trước vị trí ngồi làm việc cùng những vật dụng cần thiết cho nhân viên như đồng phục, thẻ ID, máy tính cá nhân hoặc điện thoại cá nhân (nếu cần).
Những giấy tờ cần chuẩn bị cho nhân viên như: hồ sơ nhân sự cần bổ sung, hợp đồng lao động, mã số thuế thu nhập cá nhân cũng như hồ sơ giảm trừ gia cảnh… Tất cả những thủ tục này nên được gửi đi và thu thập lại. Vì thế, những thủ tục này thường mất khá nhiều thời gian để hoàn thành.
Càng chuẩn bị sớm thì nhân viên của bạn sẽ càng có nhiều thời gian để trải nghiệm thay vì mất nhiều thời gian để giải quyết một biển giấy tờ thủ tục.
Trước 1 ngày khi nhân viên đến nhận việc
Để thể hiện thiện chí cũng như sự thân thiện của công ty đối với nhân viên mới, nhân sự có thể chuẩn bị sẵn một bộ quà tặng để chào mừng onboarding, như vậy sẽ giúp doanh nghiệp tạo được những ấn tượng vô cùng tích cực đối với nhân viên mới. Nhân sự có thể chuẩn bị những món quà sau cho nhân viên:
- – Một tấm thiệp chào mừng
- – Đồng phục công ty (nếu đó là bắt buộc)
- – Sổ tay và bút viết
- – Sổ tay cho nhân viên
- – Bản nội quy công ty
- – Một bản giới thiệu về công ty thể hiện giá trị cốt lõi, phương châm hoạt động
- – Một bản copy giới thiệu về các phòng ban trong công ty
- – Cuối cùng là một bản copy về lịch trình onboarding của nhân viên mới.
Thêm vào đó, bạn hãy đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong phòng ban nơi nhân viên mới chuẩn bị làm việc sẽ biết được sự có mặt của thành viên mới trong đội, nhóm của mình. Điều này sẽ giúp họ có được sự chuẩn bị nhất định về mặt tinh thần và sẵn sàng chào đón thành viên mới một cách nồng nhiệt, đồng thời giúp người mới hòa nhập nhanh hơn.
Ngày làm việc đầu tiên của nhân viên
Trong ngày đầu làm việc của nhân viên, điều đầu tiên mà mà bạn cần làm là giúp họ xác định được tầm nhìn trước mắt và giới thiệu để họ hiểu rõ hơn về mục tiêu công việc, trách nhiệm cũng như nghĩa vụ của họ ở doanh nghiệp. Ngoài ra, việc tương tác với đồng nghiệp mới cũng hết sức quan trọng.
Bởi vậy, lịch trình Onboarding ngày đầu tiên cần phải được sắp xếp một cách linh hoạt và hợp lý để gia tăng hiệu quả. Nhân sự có thể tham khảo các hoạt động trong lịch trình dưới đây để áp dụng và điều chỉnh sao cho phù hợp với quy trình onboarding của doanh nghiệp mình.
Dưới đây là lịch trình cơ bản mà một doanh nghiệp có thể áp dụng ngay lập tức vào quy trình onboarding của mình. Bạn cũng có thể biến hóa lịch trình này một cách tùy ý, miễn sao chúng có thể sở hữu được những hoạt động trọng yếu sau:
- – Hoàn thành việc cung cấp và hướng dẫn các tài liệu nội bộ như: mẫu quyết định tuyển dụng, quy chế lương thưởng, mẫu quy trình nghiệp vụ, tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản trị và điều hành chung…
- – Tạo lập và bổ sung tài khoản của nhân viên mới vào các công cụ, phần mềm hỗ trợ của doanh nghiệp.
- – Giúp nhân viên mới có thể hiểu được giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty. Cách thức ứng xử, làm việc sao cho phù hợp với nguyên tắc chung.
- – Xây dựng kế hoạch công việc, KPIs cho nhân viên.
| Thời gian | Hoạt động |
| 8:30 | Nhân viên mới tới văn phòng, được bộ phận nhân sự chào đon và giới thiệu chung về công ty |
| 9:00 | Nhân viên mới tham gia tour tham quan văn phòng |
| 9:30 | Nhân viên mới tới bộ phận làm việc của mình, chào hỏi, làm quen với mọi người |
| 10:00 | Nhận bàn giao các thiết bị phục vụ cho công việc như máy tính để bàn, điện thoại…. |
| 10:30 | Nhận các tài khoản làm việc trên các ứng dụng của công ty, lấy vân tay hoặc thẻ chấm công |
| 12:00 | Đi ăn trưa cùng phòng ban của mình |
| 13:30 | Nhân viên mới nhận các tài liệu hướng dẫn và tìm hiểu về quy trình làm việc |
| 15:30 | Quản lý trực tiếp cùng nhân viên mới trao đổi về các giá trị, tầm nhìn của doanh nghiệp, sau đó định hướng về mục tiêu công việc trong tương lai |
| 16:30 | Tham gia chia sẻ về cảm xúc và trải nghiệm ngày làm việc đầu tiên với phòng nhân sự |
| 17:30 | Kết thúc ngày làm việc đầu tiên |
Xem thêm: C&B là gì? Mô tả công việc của nhân viên C&B năm 2022
Sau khi nhân viên đã vào làm việc tại doanh nghiệp
Một thống kê cho thấy rằng: có đến 75% nhân viên mới cảm thấy việc training trong tuần đầu tiên làm việc thực sự rất quan trọng. Bởi tâm lý của những người mới thường rất muốn hiểu rõ hơn về vị trí mình chuẩn bị làm việc, cũng như kỹ năng mà họ sẽ nhận được để xử lý công việc.
Nếu như doanh nghiệp muốn thấy được hiệu quả làm việc ngay lập tức của nhân viên nhưng lại không muốn dồn dập đưa ra quá nhiều thông tin cho nhân viên, vậy thì có thể nghĩ đến một giải pháp cân bằng tốt cho cả đôi bên đó là lộ trình “on – the – job training” dựa trên chính công việc thực tế.
Nếu có thể thì bạn nên tạo điều kiện để nhân viên mới có được một người hướng dẫn công việc trong doanh nghiệp như là chương trình mentorship. Việc có người giúp đỡ và training cụ thể sẽ giúp cho họ làm quen nhanh hơn với môi trường và học hỏi được nhiều hơn. Hãy đề cử một nhân viên dày dặn kinh nghiệm hướng dẫn nhân viên mới hoặc thành lập một nhóm hỗ trợ nhỏ chuyên giải đáp mọi câu hỏi mà người mới đặt ra.
Sau 1- 3 tháng thử việc, nhân sự cần liên lạc với nhân viên để chắc chắn rằng người mới thực sự hài lòng với môi trường làm việc và gắn bó dài lâu với công ty
Cũng trong thời gian này, nhân sự cần theo dõi thường xuyên hơn và chú ý tới các hoạt động của nhân viên, gửi cho họ những đánh giá về hiệu quả làm việc trong thời gian đầu. Với cách làm việc này sẽ được các nhân viên mới đánh giá rất cao, có nhiều động lực hoàn thiện công việc và bản thân hơn.
Sau 6 tháng cũng là thời điểm để doanh nghiệp đánh giá xem nhân viên mới có đủ năng lực cũng như sự phù hợp để trở thành một mảnh ghép lâu dài cho doanh nghiệp hay không.
Nếu nhân viên đó quyết định ở lại, bạn hãy chuẩn bị kế hoạch “onboard” họ lên những vị trí mới bằng việc thảo luận về lộ trình phát triển tiếp theo.
Vậy là bài viết vừa rồi, mayruaxe.org vừa cùng bạn tìm hiểu xem onboarding là gì, cũng như giới thiệu đến bạn quy trình triển khai lộ trình onboarding trong việc đào tạo nhân viên mới. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với bạn, đặc biệt là những ai đang làm việc trong mảng hành chính – nhân sự.
